Käyttöomaisuus eli yrityksen pysyvään käyttöön tarkoitetut hankinnat (esimerkiksi rakennukset, koneet ja kalusto) vähennetään poistoina kirjanpidossa useamman vuoden kuluessa. Poistot ovat useimmissa tapauksissa 25% menojäännöspoistoja, joka tarkoittaa sitä, että vaikka hankintavuonna käyttöomaisuudesta maksetaan 100% kauppahinta, niin tuloslaskelmalla tästä hankintahinnasta näkyy ainoastaan 25% – loput 75% on kirjattuna taseen pysyviin vastaaviin.
Tutustutaan tässä artikkelissa tarkemmin poistoihin – milloin hankintaan sovelletaan poistomenettelyä ja milloin sen voi vähentää kerralla kuluksi.
Koska hankinnat voi vähentää kerralla kuluksi?
Ensiksi on hyvä tarkentaa tilanne, jolloin poistomenettelyn mahdollisuutta tarvitsee ylipäätään pohtia. Tällainen tilanne tulee eteen silloin, kun hankitaan jotain sellaista fyysistä tai aineetonta omaisuutta, jonka tarkoituksena on osallistua yrityksen tulon tuottamiseen useamman vuoden ajan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tuotantolaitteen, tehdasrakennuksen tai vaikka patentin hankintaa. Poistoja ei siis käytetä normaaleihin juokseviin kuluihin, kuten vuokriin, palkkoihin, markkinointikuluihin tai yrityksen valmistaman tuotteen raaka-ainekustannuksiin.
Iso osa yritysten tekemistä hankinnoista vähennetään kerralla kuluksi. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen maksaessa esimerkiksi uudesta kahvinkeittimestä, matkapuhelimesta tai tulostimesta 200 euroa, niin tämä 200 euroa löytyy kyseisen tilikauden tuloslaskelmalta Liiketoiminnan muista kuluista. Näin ollen kyseinen hankintahinta vähentää kyseisen tilikauden tulosta koko hankintahintansa arvosta.
Kuluva käyttöomaisuus voidaan vähentää kerralla kuluksi seuraavissa tilanteissa:
- Hankinan taloudellinen käyttöaika on enintään 3 vuotta. Yleisiä hankintoja, jotka lukeutuvat tähän kategoriaan, ovat kaikenlainen herkästi kuluva pienelektroniikka. Näitä hankintoja ei tarvitse kirjata erikseen mihinkään tietylle kirjanpidon tilille (toisin kuin seuraavan kohdan pienhankintoja). Aiemmin mainittujen puhelimen ja tulostimen lisäksi tähän voidaan lukea myös esimerkiksi tietokone, sillä sen käyttöikä on usein alle tuon 3 vuotta.
- Kyseessä on pienhankinta eli sellaista kuluvaa käyttöomaisuutta, jonka taloudellinen käyttöaika on yli 3 vuotta, mutta hankintahinta on enintään 850 euroa. Näitä hankintoja voidaan vähentää vuodessa yhteensä 2500 euroa. Kirjaa tähän kategoriaan kuuluvat hankinnat Merit Aktivassa kirjanpidon tilille ”Koneiden ja kaluston pienhankinnat”. Näin voit helposti seurata, kuinka paljon olet vuoden aikana tehnyt pienhankintoja.
Ehdoista seuraa se, että kaikki käyttöomaisuus, jonka taloudellinen käyttöaika on yli 3 vuotta, ja hinta yli 850 euroa, poistetaan kirjanpidossa pienissä osissa pois eli kulut jaksotetaan eri tilikausille. Katsotaan seuraavaksi poistomenettelyä tarkemmin.
Poistot kirjanpidossa eli kulujen jaksottaminen eri vuosille
Passeli Meritissä poistot kirjautuvat automaattisesti, kun hankittu käyttöomaisuushyödyke kirjataan ohjelman käyttöomaisuus laskentaan. Hankinta lisätään uutena ostolaskuna, valitaan ostolaskulta kohta ”Käyttöomaisuuden osto” ja klikataan Nimike-kentästä ”Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke”. Tänne kirjataan hyödykkeen tiedot ja haluttu poistomenetelmä. Poistomenetelmäksi ja -määräksi kannattaa aina valita Verohallinnon ilmoittama maksimipoisto, jotta ei joudu myöhemmin miettimään poistoeroja! Yleisin poisto on 25% menojäännöspoisto, jonka voi tehdä koneista, kalustosta ja niihin verrattavasti irtaimesta käyttöomaisuudesta. Kun käyttöomaisuus on lisätty Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaan, laatii ohjelma poistot automaattisesti valikossa: Käyttöomaisuus > Poistojen laskenta. Ohjelman käyttäjän ei siis tarvitse itse laskea poistojen määrää tai tehdä kirjanpitoon erillisiä muistiotositteita poistoista.
Esimerkki: Yritys Oy on ostanut tuotantolaitokseensa 10 000 euroa maksavan koneen. Kone kirjataan uutena ostolaskuna Merit Aktivaan ja hyödykkeelle valitaan 25% menojäännöspoisto. Kun laaditaan poistolaskelma, järjestelmä tekee ensimmäisen tilikauden aikana koneesta 2500 € menojäännöspoiston (10 000 € x 25 % = 2500 €). Kyseiseltä tilikaudelta kuluksi kirjautuisi siis ainoastaan 2500 € (tuloslaskelmalla tämä näkyisi kohdassa ”Poistot ja arvonalentumiset”) – loput 7500 € näkyisi taseella kohdassa Pysyvät vastaavat -> Koneet ja kalusto.
Seuraavan tilikauden aikana järjestelmä laskee poiston 7500 eurosta, jolloin poiston määrä on tuloslaskelmalla 7500 € x 25 % = 1875 €. Sama summa vähentyisi taseesta, joten kohdassa ”Koneet ja kalusto” näkyisi koneen arvona 7500 € – 1875 € = 5625 €.
Poistoista on annettava veroilmoituksen liitteenä lomake 62, jossa eritellään yrityksen tekemät poistot.
- Koneista, kalustosta ja muusta niihin verrattavasta irtaimesta käyttöomaisuudesta voi verotuksessa tehdä enintään 25 %:n poiston
- myymälä-, tehdas-, varasto-, työpaja-, talous- ja muut niihin verrattavat rakennukset, joista saa verotuksessa tehdä enintään 7 %:n poiston.
- toimisto-, asuin- ja muut niihin verrattavat rakennukset. Näiden enimmäispoisto on 4 %.
Entä jos kirjanpidon poistot eroavat verotuksen poistoista?
Kirjanpidossa tehtyjen suunnitelman mukaisten poistojen ja verotuksessa tehtyjen poistojen välistä eroa kutsutaan poistoeroksi. Poistoero on keino tuloksen säätelyyn, mutta pienemmät yritykset eivät saa tästä niin suurta hyötyä, että sitä kannattaisi hyödyntää. Poistoero tuo näet mukanaan ylimääräistä hallinnollista taakkaa.
Esimerkki: Edellisen esimerkin Yritys Oy on laatinut erillisen poistosuunnitelman ja valinnut poistomenetelmäksi 5 vuoden tasapoiston. Näin ollen ensimmäisenä vuonna kirjanpidon suunnitelman mukaisiin poistoihin kirjautuu 2500 euron sijaan 10 000 € / 5 = 2000 €. Verotuksessa ei voi vähentää enempää kuin yhtiö on kirjanpidossa vähentänyt verovuonna tai aikaisemmin, joten yritys kirjaa poistoeron lisäyksenä 500 euroa. Kirjaus tehdään ”Poistoeron muutos” -nimisen tilin debetiin ja ”Poistoero”-nimisen tilin kreditiin.
”Poistoeron muutos” on tuloslaskelman tili, joten näin tuloslaskelmalla näkyy kuluna 500€ – lisäksi ”Poistot ja arvonalentumiset” -tilillä näkyy 2000€ suunnitelman mukainen poisto, joten kokonaispoistona kyseiseltä tilikaudelta kirjautuu tuloslaskelmalle 2500€. Poistoeron vaikutus on siis sama, kuin se olisi 25% menojäännöspoistolla (molemmissa tapauksissa tuloslaskelmalla näkyy kuluna 2500€).
”Poistoero”-niminen tili on kuitenkin taseen tili, joten poistoeron vaikutuksesta taseessa näkyy sama 500 euron erä kuin tuloslaskelmallakin. Tätä ei 25% menojäännöspoistolla näkyisi.
Seuraavana tilikautena suunnitelman mukaiset poistot ovat 5 vuoden tasapoiston vuoksi taas samat 2000€. Verotuksessa voidaan vähentää kuitenkin vain (10 000€ – 2500€) * 25% = 1875€. Suunnitelman mukaiset poistot ovat 125€ suuremmat kuin verotuksen sallimat maksimipoistot, joten ”Poistoeron muutos” -tilin kreditiin ja ”Poistoero”-tilin debetiin tehdään 125€ kirjaus. Näin kyseisen tilikauden tuloslaskelmalla poistojen yhteisvaikutus on vain 2000-125€ = 1875€. Taseessa poistoeroa on jäljellä vielä 500€ – 125€ = 375€.
Lopuksi
Yrityksen käyttöomaisuus osallistuu tulon tuottamiseen usean vuoden ajan. Tästä syystä niitä vastaava meno vähennetään poistoina kirjanpidossa. Pienet kirjanpitovelvolliset voivat tehdä kirjanpidossa verotuksen sallimat maksimipoistot ilman mitään erillistä poistosuunnitelmaa. Tätä kannattaa hyödyntää, sillä näin yritykselle ei synny lainkaan poistoeroa, joka helpottaa kirjanpidon laatimista. Passeli Meritin järjestelmä osaa tehdä poistot automaattisesti verotuksen sallimin maksimipoistoin, kun uutta käyttöomaisuushyödykettä kirjatessa valitaan vain oikea poistomenetelmä ja poistoaika. Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskennasta lisätietoja löydät tästä ohjeesta.