Yksi toiminnantäyteinen vuosi on taas takanapäin, joka tarkoittaa monella yhtiöllä tilinpäätöksen laatimista. Osakeyhtiön tilinpäätös koostuu valtaosalla yhtiöistä tuloslaskelmasta, taseesta sekä tase-erittelyistä ja liitetiedoista – isot osakeyhtiöt laativat lisäksi rahoituslaskelman ja toimintakertomuksen.
Dokumentit on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen valmistuttua se pitää vielä ilmoittaa kaupparekisteriin. Lisäksi yhtiön on annettava veroilmoitus Verohallintoon.
Laadimme tilinpäättäjän avuksi oppaan helpottamaan suoriteperusteisen tilinpäätöksen laatimista. Oppaassa on keskitytty erityisesti pien- ja mikrokoisten osakeyhtiöiden tilinpäätöksen laatimiseen.
Jaksotukset
Osakeyhtiön tilinpäätös laaditaan suoriteperusteisesti, joten tilinpäätöksessä on jaksotettava tiettyjä tuloja ja menoja. Jaksottaminen tarkoittaa tilikaudelle kuuluvien tulojen ja menojen huomioimista kyseisen tilikauden tilinpäätöksessä – sekä tilikaudelle kuulumattomien tulojen ja menojen siirtämistä pois kyseisen tilikauden tilinpäätöksestä.
Yhtiöllä saattaa olla esimerkiksi jokin projekti kesken, joka on kirjattu kirjanpidossa myynteihin. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa myynti katsotaan kuitenkin tapahtuneeksi vasta sitten, kun palvelu on luovutettu myyjältä ostajalle. Keskeneräistä projektia ei ole vielä luovutettu ostajalle, joten se pitää kirjata pois myynneistä. Näin ollen kyseisen projektin tulo näkyy vasta seuraavan tilikauden liikevaihdossa.
Osakeyhtiöllä saattaa olla myös menoja, jotka eivät kuulu kyseisen tilikauden menoihin. Yleinen esimerkki näistä on vakuutusmaksut: kesäkuussa vuodeksi eteenpäin maksetusta vakuutusmaksusta ainoastaan puolet kuuluu kyseisen tilikauden kuluiksi, joten toinen puolikas pitää jaksottaa seuraavalle tilikaudelle.
Tulo- ja menojaksotusten muistilista:
- korot
- vuokrat
- vakuutukset
- saadut avustukset ja tuet
- osatuloutukset
- keskeneräisten töiden jaksotus
- vakuutuskorvaukset
- verojaksotukset
- muut merkittävät erä
Työnantajat joutuvat huomioimaan myös palkkajaksotukset. Näihin lukeutuu:
- tilinpäätöspäivän palkkavelka
- vuosilomapalkat sosiaalikuluineen
- TyEL
- YEL
- lakisääteiset vakuutukset
Tehdyt jaksotukset on muistettava myös purkaa seuraavan tilikauden alussa. Näin ne siirtyvät kuluiksi seuraavan tilikauden kirjanpitoon.
Mikäli kulujen syntyessä ja niitä kirjatessa käyttää Merit Aktivan jaksotustoimintoa, ei tarvitse jaksotuksia purkaa vaan ohjelma laatii kirjaukset pääkirjatositteina automaattisesti kullekin kuukaudelle.
Täsmäytykset
Tilikauden aikana on saattanut sattua virheitä kirjanpitoa laatiessa, joten taseessa olevien tilien saldojen oikeellisuus on tarkistettava. Esimerkiksi pankkitilin täsmäytyksessä tilikauden päättymispäivän reaaliaikaista saldoa verrataan taseessa näkyvän pankkitilin saldoon. Jos saldossa on eroa, niin eron syy pitää selvittää. Myös tuloslaskelma on hyvä silmäillä läpi ja verrata saldoja edellisen tilikauden saldoihin ettei suuria eroja ilmene ilman syytä.
Taseen täsmäytysten muistilista:
- rahatilien täsmäytys
- osamaksuvelan/rahoitusyhtiövelan täsmäytys
- lainasaldojen täsmäytys
- ennakonpidätys-, sotu- ja jäsenmaksuvelkatilien täsmäytys
- alv-velkatilin ja -saamistilin täsmäytys
- omaveron täsmäytys
- tilikauden tulos sama tuloslaskelmassa ja taseessa
Inventaari
Inventaarin laatiminen tarkoittaa jalkautumista yhtiön varastotiloihin: varastossa olevien tavaroiden reaaliaikainen määrä pitää selvittää, jotta varastolle voidaan laskea tilinpäätöspäivän mukainen arvo.
Vaihto-omaisuuden arvoa laskiessa käytetään alimman arvon periaatetta. Arvostustapana käytetään jotain seuraavista:
- alkuperäinen hankintameno
- tilinpäätöspäivän myyntihinta (tulo, joka tuotteen myynnistä saataisiin)
- jälleenhankintameno (arvo, joka hankinnasta jouduttaisiin tilinpäätöspäivänä maksamaan)
Jos varastossa on 100 kappaletta tuotetta X, joka on hankittu hintaan 50 €/kpl, se voitaisiin myydä hintaan 75 €/kpl ja sitä voitaisiin ostaa lisää hintaan 40 €/kpl (jälleenhankintameno), niin varaston arvo tilinpäätöksessä olisi 100 x 40 € = 4000 €.
Syynä alimman arvon käyttämiselle on se, että yritys ei voi näin esittää tasettaan suurempana kuin se todellisuudessa on.
Poistot
Taseen pysyvissä vastaavissa olevien erien poistot on laskettava tilinpäätöksen yhteydessä. Poistomenetelmänä käytetään joko tasapoistoa tai menojäännöspoistoa.
Menojäännöspoisto on PK-yrityksillä yleisempi poistomenetelmä. Se on myös kirjanpidollisesti helpompi ratkaisu: tekemällä verotuksen salliman maksimipoiston ei joudu säätämään poistoerojen kanssa.
Esimerkiksi koneista, kalustosta ja niihin verrattavasta käyttöomaisuudesta tehdään enintään 25 %:n vuotuinen poisto. Poiston määrä lasketaan käyttöomaisuushyödykkeen tilikauden lopun arvosta.
Ensimmäisen tilikauden alussa taseessa on 10 000 € arvoinen kone. Tilikauden lopussa koneelle tehdään 25 % menojäännöspoisto (10 000 € x 25 % = 2500) jolloin jäljellä oleva hankintameno on 10 000 € – 2500 € = 7500 €.
Seuraavan tilikauden lopussa poiston määrä lasketaan 7500 eurosta, jolloin poiston määrä on 7500 € x 25 % = 1875 €. Kolmannen tilikauden lopussa poisto tehtäisiin 7500 € – 1875 € = 5625 € arvoisesta erästä.
Ottamalla käyttöön Passeli Meritin Käyttöomaisuus-toiminnon, voi poistot laskea ja kirjata automaattisesti.
Tarvittavat dokumentit
Osakeyhtiön tilinpäätös pitää sisällään liudan erilaisia dokumentteja ja todistuksia, jotka yhtiön on hankittava. Näitä ovat muun muassa:
- Varastoinventaari
- Avustukset/tukiprojektit
- Matkalaskut
- Puuttuvat tositteet
- Käteiskassan saldo tilinpäätöspäivänä ja kassavastuullisen henkilön allekirjoitus
- Ennakkoverolippu ja ennakkoverojen riittävyyden tarkistus
- Verotuspäätös viimeksi vahvistettu verotus
- Saldotodistukset (korkosaatavineen) kaikista yhtiön pankkitileistä
- Arvopaperiote
- Saldotodistukset lainoista ja osamaksuista
- Osakaslainojen ehdot ja vakuudet
- Luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista
- Leasing-sopimusten kopiot
- Yhtiökokouspöytäkirjat (oy)
- Hallituksen/yhtiömiesten kokouspöytäkirjat
Passeli Meritillä saa luotua tilinpäätöksen tueksi monia erilaisia raportteja, jotka voi tulostaa sekä PDF- että Excel-muodossa.
Tase-erittelyt
Taseen tilien tarkka sisältö on selvennettävä tilinpäätöksen yhteydessä. Tase-erittely on pakollinen osa osakeyhtiön tilinpäätöstä, mutta se ei ole kuitenkaan julkista tietoa.
Esimerkiksi myyntisaamistili saattaa sisältää kymmenien eri asiakkaiden maksamattomia myyntilaskuja. Tase-erittelyiden avulla tilien tarkka sisältö selkenee yhtiön ulkopuolisellekin henkilölle. Erittelyssä on hyvä esittää jokaisen erän arvo tilikauden alussa, tilikauden aikainen muutos sekä arvo tilikauden lopussa. Lisäksi erien tarkemmat tiedot on hyvä ilmoittaa – mitä tarkemmin sitä parempi. Myyntisaamisista voidaan esimerkiksi erotella asiakkaan nimi, myyntipäivä, laskun numero jne.
Tase-erittelyiden yhteydessä on hyvä tarkistaa, että taseessa ei ole miinusmerkkisiä eriä. Taseen erien on oltava aina plussan puolella.
Liitetiedot
Liitetiedot ovat pakollinen osa tilinpäätöstä. Liitetietoina annettavien tietojen määrä riippuu osakeyhtiön toiminnan laajuudesta ja luonteesta. Liitetiedot vaaditaan esimerkiksi seuraavista asioista:
- Henkilökunnan keskimääräinen lukumäärä tilikaudella
- Vakuudet
- Vastuusitoumukset
- Muiden puolesta annetut vastuusitoumukset
- Taseen ulkopuoliset vastuut (esim. sopimussakot)
- Hallituksen pöytäkirja; esitys tuloksen käsittelystä
Lopuksi
Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät kannattaa suunnitella ja kirjata ylös ennen ensimmäisenkään dokumentin laatimista. Näin voit varmistua, ettei mikään kohta jää epähuomiossa tekemättä. Suunnittelussa on lisäksi kiinnitettävä huomiota epätavallisiin eriin, jotka saattavat vaatia erityishuomiota tilinpäätöksessä. Erikoiset rahoitusratkaisut, osakaslainat tai erilaiset yhtiön antamat vakuudet ovat esimerkkejä tällaisista.
Osakeyhtiön tilinpäätös toistuu melko samanlaisena vuodesta toiseen, joten ensimmäisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen työ helpottuu huomattavasti.