Miten taloyhtiön kirjanpito laaditaan?

Taloyhtiön kirjanpitoa koskevat hyvin pitkälti samat vaatimukset kuin yrityksiäkin. Taloyhtiötä hallinnoivat lukuisat eri osakkaat asunto-osakeyhtiön kautta, joten kirjanpitosääntely auttaa osaltaan selkeiden pelisääntöjen asettamisessa. Taloyhtiön jokapäiväisessä toiminnassa liikkuu usein isojakin summia, joten sääntely auttaa myös mahdollisten epärehellisyyksien kitkemisessä.

Taloyhtiön kirjanpidon yleiset vaatimukset

Taloyhtiön kirjanpito laaditaan aina kahdenkertaisena. Tilikausi on normaalisti 12 kuukautta, mutta toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa se voi kuitenkin olla tätä lyhyempi tai pitempi (enintään kuitenkin 18 kuukautta). Tilikausi on poikkeava usein siinä vaiheessa, kun asunto-osakeyhtiön toiminta alkaa eli taloyhtiö siirtyy rakennuttajalta osakkaiden hallintaan. Asunto-osakeyhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Käytännössä kirjanpidon laatimisesta huolehtii usein isännöitsijä tai ulkopuolinen tilitoimisto.

Kirjanpitoon merkitään liiketapahtumina menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Tilikauden aikana kirjanpito laaditaan yleensä maksuperusteisesti, mutta tilikauden päätteeksi kirjaukset on muutettava suoriteperusteisiksi. Kirjausten on perustuttava tositteeseen, jonka on täytettävä tietyt muotovaatimukset (tositteet on mm. päivättävä, numeroitava ja niistä on selvittävä kirjattavan tapahtuman sisältö). Kirjausketjun on oltava aukoton eli liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on oltava vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan.

Tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden lopusta lukien. Kirjanpitokirjat, tasekirjat ja tase-erittelyt on puolestaan säilytettävä 10 vuotta tilikauden lopusta lukien.

Taloyhtiön tuloslaskelmaan kirjattavat tapahtumat

Taloyhtiön juokseva kirjanpito on hyvin samankaltaista normaalia liiketoimintaa harjoittavien yritysten kirjanpidon kanssa. Suurin ero on tulojen ja menojen luonteessa ja tilikartan tilien ryhmittelyssä. Merit Aktivassa voi valita asunto-osakeyhtiöille sopivan tilikartan perustaessa yritystä ohjelmaan.

Asunto-osakeyhtiön tulot

Asunto-osakeyhtiöiden tärkein tulonlähde on vastikkeet. Näitä ovat mm. hoitovastikkeet, kulutusperusteiset vastikkeet (esim. vesimaksut) sekä erityisvastikkeet (esim. tietynlaisista kunnossapitoon ja uudistukseen liittyvistä toimenpiteistä seuranneet maksut). Nämä kirjataan kiinteistön tuotoiksi 3000-tiliryhmään. Vastikkeiden lisäksi taloyhtiöt saattavat saada tuloja mm. asunto-osakeyhtiön hallinnassa olevien autopaikkojen tai huoneistojen vuokrauksesta, tai käyttökorvauksina sen hallinnoimien tilojen tai laitteiden käytöstä. Erilaiset tulonlähteet kannattaa kirjata aina omille tileilleen, jotta kirjanpidon seuranta onnistuu vaivattomasti myös ulkopuolisilta. Taloyhtiön kirjanpidossa jos missä läpinäkyvyys on erityisen tärkeää.

Monelle asunto-osakeyhtiössä asuneelle ovat tuttuja myös pääomavastikkeet, joita kerätään taloyhtiössä tehtyjen korjausten kattamiseksi: näitä ei kuitenkaan kirjata kiinteistön tuotoiksi vaan Rahoitustuottojen ja -kulujen tiliryhmään.

Asunto-osakeyhtiön menot

Taloyhtiön menot ovat yhtä moninaisia kuin normaalia liiketoimintaa harjoittavan pienikokoisen yrityksenkin. Menoja syntyy mm. seuraavista käyttökohteista:

• Henkilöstö. Henkilöstökuluja syntyy esimerkiksi hallituksen jäsenten kokouspalkkioista tai isännöitsijän palkoista (siinä tapauksessa, että sopimus on tehty henkilökohtaisesti isännöitsijän kanssa, eikä isännöintiyrityksen kanssa). Kuluihin kirjataan lisäksi normaaliin tapaan kaikki palkkoihin ja palkkioihin liittyvät sivukulut, kuten sosiaaliturvamaksut sekä eläke-, työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksut.
• Käyttö ja huolto. Tänne kirjataan esimerkiksi huoltopalveluyritysten veloittamat maksut sekä erilaisten työkalujen ja huoltotarvikkeiden aiheuttamat kustannukset.
• Ulkoalueiden hoito. Kiinteistöjen ulkoalueita hoitaa usein jokin ulkopuolinen palveluntarjoaja. Tänne kirjataan mm. lumenaurauksesta ja puutarha-alueen hoidosta kertyneet maksut.
• Siivous
• Lämmitys, vesi ja sähkö
• Vakuutukset
• Rahoituskuluja syntyy mm. asunto-osakeyhtiön lainojen koroista, lainojen toimituskuluista sekä lainanhoitomaksuista. Taloyhtiöillä saattaa olla samaan aikaan useampia eri lainoja avoinna, joten kulut kannattaa erotella lainojen mukaan eri kirjanpitotileille.

Tilikauden aikana tuloslaskelmalle kirjataan kuluiksi laaja joukko erilaisia kustannuksia. Katsotaan seuraavaksi, että mitä kaikkea asunto-osakeyhtiön taseeseen kirjataan.

Asunto-osakeyhtiön taseen sisältö

Asunto-osakeyhtiön taseesta löytyvät varat ja velat ovat usein suuria. Tänne kirjataan muun muassa seuraavanlaisia eriä:

• Maa-alueet. Taloyhtiön omistama tontti aktivoidaan taseeseen. Maa-alueen arvon lisäksi tasearvoon lisätään maa-alueesta maksettu varainsiirtovero. Tontti ei ole kuluvaa omaisuutta, joten tästä ei tehdä poistoja, vaan arvo säilyy vuodesta toiseen samana (ellei siihen tehdä arvonkorotuksia).
• Liittymismaksuihin luetaan liittymismaksut erilaisiin sähkö-, vesi- ja viemäriverkkoihin. Nämäkään eivät ole kuluvaa omaisuutta, joten niistä ei tehdä poistoja.
• Asunto-osakeyhtiö on perustettu rakennuksen hallinnointia varten, joten luonnollisesti taseeseen aktivoidaan myös kyseisen rakennuksen arvo. Hankintamenon lisäksi tänne aktivoidaan myös sellaisia menoja, joiden tarkoituksena on joko nostaa rakennuksen laatutasoa aiempaa korkeammalle tai pidentää sen taloudellista pitoaikaa. Korjausmenot, joiden tarkoituksena on ainoastaan korjata aiempia kulumia niin, että kiinteistön taso palaa samalle tasolle, jolla se on aiemmin ollut, voidaan vähentää tuloslaskelmassa vuosikuluna. Taloyhtiön niin halutessa tällaiset kulut voidaan myös aktivoida taseeseen: tällaisten korjausmenojen aktivoinnin edellytyksenä on kuitenkin se, että niiden on oltava suurehkoja. Asuinrakennuksista tehtävän poiston maksimimäärä verotuksessa on 4% verovuodessa.
• Taloyhtiö omistaa usein myös erilaisia rakennelmia, kuten auto- ja jätekatoksia. Näistä tehtävien poistojen maksimäärä on 20% verovuodessa.
• Myös asunto-osakeyhtiön asfaltoinnista syntynyt hankintameno aktivoidaan taseeseen omalle tililleen. Tästä tehtävien poistojen enimmäismäärä on 10% vuodessa.
• Vaihto-omaisuus. Toisin kuin yrityksillä, niin taloyhtiöillä ei yleensä ole vaihto-omaisuutta.
• Saamisia asunto-osakeyhtiöille kertyy mm. osakkaiden maksamista vastikkeista. Saamiset on eroteltava pitkäaikaisiin (erääntyvät yli vuoden kuluttua) ja lyhytaikaisiin (erääntyvät seuraavan tilikauden aikana eli vuoden sisään) saamisiin. Asunto-osakeyhtiön saamiset ovat yleensä aina lyhytaikaisia.
• Oma pääoma. Omaan pääomaan luetaan osakepääoman ohella mm. lainanlyhennysrahasto sekä perusparannusrahasto. Lainanlyhennysrahasto on taseen tili, jolle voidaan kirjata taloyhtiön osakkailta lainanlyhennyksiä varten perittyjä maksuja. Perusparannusrahastoon voidaan puolestaan kirjata esim. aktivoitavien perusparannusmenojen kattamiseksi perityt vastikkeet. Lainanlyhennysrahastoon tai perusparannusrahastoon siirrettävät varat ”rahastoidaan”, jonka ansiosta kerättyjä varoja ei lasketa yhtiön veronalaiseksi tuloksi.
• Vieras pääoma. Taloyhtiön perusparannus- ja korjausmenot ovat usein suuria, joten näitä varten taloyhtiön on hankittava rahoitusta. Rahoituslaitoksilta hankitut lainat kirjataan lainakohtaisesti eri kirjanpidon tileille. Pankkilainojen lisäksi vieraaseen pääomaan kirjataan mm. ostovelat ja erilaiset maksettuihin palkkoihin liittyvät velat (ennakonpidätysvelka, sosiaaliturvamaksuvelka jne).

Yhteenveto

Kirjanpitolain asettamat vaatimukset koskevat yhtä lailla niin osakeyhtiötä kuin asunto-osakeyhtiötäkin, joten erilaisesta yhtiömuodosta, hallinnointitavasta ja liiketoiminnan luonteesta huolimatta taloyhtiön kirjanpito muistuttaa hyvin pitkälti normaalia liiketoimintaa harjoittavan yrityksen kirjanpitoa. Tästä johtuen Passeli Merit soveltuu hyvin myös asunto-osakeyhtiöille, kun valitsee asunto-osakeyhtiön tilikarttapohjan yritystä perustaessa. Ohjelman Pro- ja Premium-versioilla voi lisäksi syöttää mittarilukemia toistuviin laskuihin. Kirjanpitoa aloittaessa kirjanpidon tilit kannattaa nimetä niin, että niiden tarkempi sisältö ilmenee heti tilin nimestä. Kaikkia tilejä ei kuitenkaan tarvitse nimetä: esimerkiksi taseen tileistä valtaosa pysyy samana yhtiömuodosta riippumatta. Lisäksi kirjanpidon tilien ryhmittely on sama, joka selkeyttää tilien uudelleennimeämisiä.