Suoriteperusteisuus on yksi tärkeimmistä tilinpäätösperiaatteista, joita kirjanpidon tekijän pitää noudattaa. Suoriteperusteisuutta on hyvä noudattaa koko tilikauden ajan, mutta erityisen tärkeäksi se muodostuu kalenterivuoden vaihteessa, kun valtaosalla yrityksistä vaihtuu tilikausi. Kuluneen tilikauden kirjaukset on viimeistään tässä vaiheessa muutettava suoriteperusteisiksi.
Suoriteperusteisuuden lisäksi kirjanpidossa voidaan noudattaa tilikauden aikana laskuperustetta tai maksuperustetta. Kirjanpitolaki sanoo aiheesta seuraavaa: ”Vähäisiä kirjauksia, jotka on tehty laskuperusteisesti tai maksuperusteisesti, ei ole tarpeen oikaista ja täydentää suoriteperusteen mukaisiksi ennen tilinpäätöksen laatimista, ellei niiden yhteisvaikutus ole olennainen.”
Suorite-, lasku- ja maksuperusteisuus saattaa monelle kuulostaa täysin heprealta, joten perehdytään tarkemmin aiheeseen esimerkkien kautta.
Menojen jaksotus
Suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että tilikaudelle kuuluvat tuotot ja kulut huomioidaan riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä. Maksupäivän sijaan menon kirjaamisperusteena on tuotannontekijän vastaanottaminen ja tulon kirjaamisperusteena suoritteen luovuttaminen. Tuotannontekijä tarkoittaa yrityksen ostamaa tuotetta tai palvelua ja suorite yrityksen myymää tuotetta tai palvelua.
Yritys on esimerkiksi saattanut tilata toimistolle konttoritarvikkeita joulukuun 15. päivä. Tavarantoimittaja on lähettänyt laskun tilauksesta samana päivänä ja yrittäjä on maksanut laskun joulukuun 29. päivä. Konttoritarvikkeet toimitetaan kuitenkin vasta tammikuun 15. päivä. Mille tilikaudelle tarvikkeet pitäisi kirjata, jos yrityksen tilikausi on kalenterivuosi?
Laskuperusteista kirjanpitoa noudattava kirjaisi menon joulukuun 15. päivälle, jolloin tavarantoimittaja on lähettänyt tilauksesta laskun. Laskuperusteiset kirjaukset tehdään siis laskun päivämäärän perusteella. Maksuperusteista kirjanpitoa noudattava taas kirjaisi menon joulukuun 29. päivälle, kun tilaus on maksettu yrityksen pankkitililtä. Maksuperusteisessa kirjanpidossa kirjaukset tehdään siis maksupäivien mukaan eli pankkitilin rahaliikenteen mukaisesti.
Suoriteperusteisen kirjanpidon logiikka taas nojaa ennemmin todellisiin olosuhteisiin. Yritys on vastaanottanut konttoritarvikkeet (eli tuotannontekijän) vasta tammikuun 15. päivä, joten voidaan ajatella, että meno on vasta tällöin realisoitunut. Näin ollen suoriteperusteisuuden mukaan myös meno kirjataan vasta tammikuulle.
Miten tapahtuma kirjattaisiin Merit Aktivassa?
Meno kirjautuu kirjanpitoon kirjauspäivän perusteella, joten menon jaksotus onnistuu Merit Aktivassa helposti kirjauspäivää muokkaamalla. Mikäli yritys olisi luonut laskun jo 15. joulukuuta, niin myös kirjauspäiväksi kirjautuisi oletuksena 15.12. – tässä tapauksessa jaksotus onnistuisi helposti muokkaamalla kyseistä ostolaskua ja muuttamalla kirjauspäiväksi tuotteiden toimituspäivän eli 15. tammikuuta. Näin kulu kirjautuisi arovonlisäveroineen tammikuun puolelle ja kyseisen tilikauden tilinpäätöksessä olisi näin ollen 500€ (alv 0%) vähemmän kuluja, kuin siinä olisi ilman jaksotusta.
Monimutkaisemmassa jaksotustilanteessa voidaan hyödyntää Merit Aktivan jaksotustoimintoa. Yksi esimerkki tästä on vakuutusmaksut, jotka maksetaan usein vuodeksi eteenpäin. Yritys on saattanut saada kesäkuussa vakuutuslaskun ajalle 1.7.2019-30.6.2020. Kyseisestä laskusta kuuluu kuluvalle tilikaudelle ainoastaan 6 kuukauden maksut eli 50%, joten loput 50% on jaksotettava seuraavalle tilikaudelle, jos erä vain on olennainen eli tarpeeksi suuri yrityksen liiketoimintaan nähden. Laskua syötettäessä ohjelmaan, voidaan kulu jaksottaa 12 kuukaudelle ”Kulujen jaksotus” -nimikettä käyttämällä. Jaksotustoiminto ilmestyy laskulle tallentamisen jälkeen (”Jaksota kulut” -painike). Painikeen kautta voidaan määrittää jaksotuskausien määrä, kauden alkamispäivä ja menotili. Tässä tapauksessa kausien määräksi valittaisiin 12 kuukautta, alkamispäiväksi 1. heinäkuuta ja menotiliksi ”Vakuutusmaksut ja vahingonkorvaukset”. Näin Merit Aktiva jaksottaisi automaattisesti puolet menoista seuraavan tilikauden puolelle ja loisi kirjauksia vastaavat pääkirjatositteet.
Tulojen jaksotus
Miten tilanne näyttäytyisi konttoritarvikkeita myyvälle yritykselle? Yritys vastaanotti tarviketilauksen 15. joulukuuta ja asiakas maksoi tilauksensa 29. joulukuuta, mutta tilaus toimitettiin tammikuun 15. päivä. Suoriteperusteisuuden mukaan tulo kirjataan vasta tammikuulle, kun tilaus on toimitettu. Miten tämä onnistuu parhaiten?
Tilaus kannattaa laskuttaa vasta toimituspäivänä, jolloin tuloja ei tarvitse jaksottaa lainkaan. Tällöin asiakkaan maksu kirjattaisiin 29.12. ennakkomaksuksi ja kohdistettaisiin sitten tammikuussa laskuun. Mikäli yritys esimerkin mukaisesti olisi kuitenkin jo lähettänyt asiakkaalleen myyntilaskun15.12., niin tulojen jaksotus onnistuu helposti avaamalla kyseinen myyntilasku muokkaustilaan ja muuttamalla siitä kirjauspäiväksi tilauksen toimituspäivän 15.1. (samaan tapaan kuin ensimmäisen esimerkin asiakas jaksotti kyseisen ostolaskun omassa kirjanpidossaan). Näin järjestelmä kirjaa myynnin ja arvonlisäverot automaattisesti tammikuulle. Laskun voisi kuitata maksetuksi 29.12. kun asiakas maksoi tilauksensa.
Entä jos kyseessä on jokin tuote tai palvelu, jolla on pitkä toimitusaika, ja josta laskutetaan ennakkomaksu? Ennakkomaksun saapuessa yrityksen pankkitilille, kirjataan se Maksutapahtumana reskontraan (Maksutapahtumat -> Maksutapahtumat -> Uusi maksutapahtuma ko. pankkitilin kohdalla. Valitse tyypiksi Asiakas, valitse oikea asiakas asiakasrekisteristä ja syötä summa kohtaan Ennakkomaksu. Tallenna.) Ohjelma tekee automaattisesti kirjaukset Pankkitilille ja Saatuihin ennakkomaksuihin. Myyntilasku laaditaan, kun palvelu tai tuote on lopulta toimitettu. Ennakkomaksu ja myyntilasku kohdistetaan tämän jälkeen toisiinsa valikossa: Maksutapahtumat -> Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.
Passeli Meritin Premium-versiossa voi laatia tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja, mikä helpottaa lasku- ja suoriteperusteisten kirjausten tekemistä entisestään.
Lopuksi
Suoriteperusteinen kirjanpito on logiikaltaan melko selkeä, kun siitä vain saa aluksi kiinni. Vasta tuotteen tai palvelun konkreettinen vastaanottaminen tai luovuttaminen aiheuttaa perusteen menon kirjaamiselle. Suoriteperusteisuus on hyvä pitää mielessä koko tilikauden ajan, mutta erityisen tärkeä se on tilikauden vaihteessa, kun menot ja tulot pitää jaksottaa oikealle tilikaudelle, mikäli niiden vaikutus kirjanpitoon on olennaista.