Laskutusohjelman valinta - vinkit pienyrittäjälle

Laskutus on tärkeä osa jokaisen pienyrittäjän arkea, ja hyvä laskutusohjelma helpottaa merkittävästi työtaakkaa ja säästää aikaa. Markkinoilla on kuitenkin tarjolla lukuisia erilaisia laskutusohjelmia, mikä voi tehdä sopivan vaihtoehdon valinnasta haastavaa. Tämä artikkeli tarjoaa vinkkejä ja muistilistan laskutusohjelman etsintään ja vertailuun, jotta pienyrittäjä löytäisi juuri itselleen sopivan vaihtoehdon. Lue eteenpäin ja löydä paras laskutusohjelma juuri sinun liiketoimintaasi varten!

Käytön aloittaminen ja laskutusohjelman käytön opettelu

Parhaat laskutusohjelmat ovat selkeitä ja niiden käyttö on intuitiivista. Käyttöönoton tulisi olla helppoa, jotta yrittäjä pääsisi aloittamaan laskuttamisen ilman turhia viivästyksiä.

Ohjelman käyttöliittymän tulisi olla selkeä ja johdonmukainen. Lisäksi laadukkaaseen laskutusohjelmaan on tarjolla selkeitä ohjeita ja ohjevideoita käytön tueksi.

Tässä nopea muistilista hyvää laskutusohjelmaa etsivälle:

• Määrittele tarpeesi ja tavoitteesi
• Tutki ohjelman ominaisuuksia, kuten laskutusominaisuuksia ja raportointia
• Hyvässä laskutusohjelmassa laskujen lähettämine tapahtuu nappia painamalla, kaikissa muodoissa
• Asiakasrekisteri ja tuoterekisteri nopeuttaa laskujen luomista
• Nykyaikainen laskutusohjelma on itengroitavissa muihin ohjelmiin
• Tarkista asiakastuen saatavuus ja laatu
• Kokeile ohjelmaa ennen lopullista päätöstä

Laskuttamisen ja laskujen hallinnan tulee olla tehokasta

Tehokkaimmat laskutusohjelmat säästävät aikaa laskujen luonnissa automatisoimalla toistuvaisluontoiset tehtävät. Laskutusohjelma voi esimerkiksi lähettää automaattisia maksu- ja eräpäivämuistutuksia, jolloin käyttäjän ei tarvitse muistaa niitä itse. Kun ohjelma pitää kirjaa lähetetyistä ja maksamattomista laskuista, voi yrittäjä tarkastella laskutushistoriaa ja tulevia laskuja samasta näkymästä.

Laskutusohjelman automatisointi mahdollistaa myös erilaisten laskutusmallien käytön, kuten laskutuksen jakamisen osamaksuiksi. Tämä mahdollistaa joustavan laskutuksen ja auttaa yrittäjää hallitsemaan kassavirtaa.

Hyvä laskutusohjelman raportointi ja analytiikka yritystoiminnan tukena

Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat kattavat raportit laskutus- ja maksutapahtumista sekä mahdollistavat analytiikan avulla liiketoiminnan optimoinnin.

Hyvä laskutusohjelma tarjoaa usein erilaisia raportointimahdollisuuksia, kuten laskutus-, maksu- ja myyntiraportit. Laskutusraportit antavat yleiskuvan laskutuksen tilanteesta, kuten avoimista laskuista ja maksetuista laskuista. Maksuraportit puolestaan näyttävät yrityksen maksutapahtumat, kuten maksut ja hyvitykset, kun taas myyntiraportit kertovat yrityksen myynnistä, esimerkiksi myyntiluvuista ja myyntitilauksista.

Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat myös monipuolisia analytiikkatyökaluja, joilla voidaan analysoida laskutus- ja maksutapahtumia tarkemmin. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen visualisointi, ennustemallinnus ja erilaiset dataan perustuvat analyysit. Näiden työkalujen avulla yritys voi ennustaa tulevaa kassavirtaa, löytää asiakaskohtaisia laskutusongelmia tai analysoida myyntidataa tarkemmin.

Laskutusohjelma mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen helposti

Verkkolaskutus on ympäristöystävällinen tapa hoitaa laskutusprosessi, sillä se vähentää paperijätettä ja kuljetuksia. Verkkolaskutus on myös edullisempaa kuin perinteinen paperilaskutus, sillä se säästää postikuluja ja muita kustannuksia. On tärkeää tietää, että verkkolaskutusta säätelee laki: yrityksillä on ollut oikeus pyytää toiselta yritykseltä laskua sähköisessä muodossa (eli verkkolaskuna) huhtikuusta 2020 alkaen. Lisäksi laskussa on oltava tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole aiemmin vaatinut. Verkkolaskulaki ei koske alle 10 000 euron liikevaihtoa tekeviä yrityksiä eikä yrityksiä, jotka harjoittavat ainoastaan B2C-kaupankäyntiä.

Tehokas laskutusohjelma pitää sisällään helppokäyttöisen asiakasrekisterin, jolloin laskujen luonti on vaivatonta

Helppokäyttöinen asiakasrekisteri mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen yhteen paikkaan, jolloin ne ovat aina helposti saatavilla. Laskujen luominen on helppoa asiakasrekisterin avulla, sillä ohjelmasta löytyvät valmiit laskupohjat, joihin asiakkaan tiedot syötetään automaattisesti. Laskujen luominen onnistuu muutamalla klikkauksella, jolloin laskutusprosessi on nopeampaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Asiakasrekisterin avulla asiakkaan aikaisemman laskuhistorian tarkastelu on helppoa ja toimenpiteiden tekeminen, kuten alennusten antaminen on helppoa.

Laskutusohjelman integroitavuus muihin järjestelmiin on erittäin tärkeää nykyaikaisessa liiketoiminnassa

Kun laskutusohjelma voidaan integroida sujuvasti muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito- ja varastonhallintajärjestelmiin, se tehostaa liiketoimintaprosesseja ja auttaa välttämään manuaalista työtä ja virheitä. Esimerkiksi tositeiden automaattinen siirtäminen kirjanpitojärjestelmään vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa kirjanpitoa. Passeli Meritiin saat liitettyä useita suosittuja ohjelmia verkkokaupasta kuittisovelluksiin. Passeli Meritissä on aina mukana myös kirjanpito, joten sitä ei tarvitse hankkia erikseen. Passeli Meritiin voit integroida myös Fikuron tehokkaan varastonhallintajärjestelmän.

Kustannustehokas ja omiin tarpeisiin juuri sopiva

Hyvä laskutusohjelma ei kuormita pienyrittäjän budjettia liikaa, vaan sen käyttö on kustannustehokasta. Laskutusohjelmasta ei kannata pihistellä, mutta ei myöskään maksaa liikaa. Sen vuoksi Passeli Meritistä löytyy useita eri tasoja yrittäjän muuttuvien tarpeiden mukaan. Lue lisää kokonaisuuksista >>

Asiakaspalvelu auttaa käyttäjää käyttämään ohjelmaa tehokkaasti ja oikein.
Laskutusohjelmissa voi olla monia eri toimintoja ja ominaisuuksia, joista osa saattaa olla vaikeita ymmärtää ilman apua – etenkin jos kyse on aloittavasta yrittäjästä. Kun asiakaspalvelusta saa avun nopeasti, ei laskutusprosessi pysähdy ja liiketoiminta jatkuu sulavasti eteenpäin.

Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua löytämään parhaan laskutusohjelman tarpeisiisi. Ennen ostopäätöstä harkitse huolellisesti ohjelman ominaisuuksia, helppokäyttöisyyttä, hinnoittelua ja asiakastukea.

Kun valitset sopivan laskutusohjelman, voit tehokkaasti hallita liiketoimintaasi ja säästää sekä aikaa että rahaa. Toivomme sinulle menestystä yrittäjänä ja toivottavasti löydät pian parhaan laskutusohjelman tarpeisiisi!