Kirjanpitolaki määrää, että kirjanpitovelvollisuus koskee sekä oikeushenkilöitä (avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö) että luonnollisia henkilöitä (yksityinen elinkeinonharjoittaja eli ”toiminimi”) harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Usein ajatellaan, että kirjanpidon laatiminen palvelee ainoastaan yrityksen ulkoisia sidosryhmiä, kuten verottajaa, rahoittajia ja tavarantoimittajia. Hyvin laaditusta kirjanpidosta on kuitenkin hyötyä myös yritykselle itselleen, kun pysytään tarkasti perillä mm. yrityksen liikevaihdon ja kannattavuuden kehityksestä. Aikaisempien tilikausien luvuilla voidaan myös ennustaa tulevaa erilaisten kassavirtalaskelmien avulla.
Kirjanpitovelvollisuuteen liittyvät tärkeimmät seikat määritetään kirjanpitolaissa. Näihin kuuluu määräyksiä mm. kirjanpidon teknisestä toteutuksesta, liiketapahtumien kirjaamisesta, kirjanpitoaineiston säilytyksestä ja tilinpäätöksen laatimisesta. Tutustutaan aiheisiin seuraavaksi tarkemmin.
Oikeushenkilöt laativat kirjanpidon aina kahdenkertaisena
Kirjanpito on laadittava joko yhdenkertaisena tai kahdenkertaisena. Oikeushenkilöt ovat velvoitettuja järjestämään kirjanpitonsa aina kahdenkertaisena (Oikeushenkilö tarkoittaa oikeustoimikelpoista, luonnollisten henkilöiden perustamaa yhteenliittymää, jolla voi olla oikeuksia ja velvollisuuksia. Tästä esimerkkinä osakeyhtiö, yhdistys ja säätiö, jotka perustetaan luonnollisten henkilöiden toimesta.), mutta ammatin- ja liikkeenharjoittaja (sama asia kuin yksityinen elinkeinonharjoittaja eli ”toiminimi”) voi järjestää kirjanpitonsa myös yhdenkertaisena, mikäli seuraavista edellytyksistä ylittyy enintään yksi sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella:
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Näin ollen iso osa toiminimiyrittäjistä voi laatia kirjanpitonsa yhdenkertaisena. Mutta kannattaako tätä oikeutta hyödyntää? Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumia seurataan luettelomaisesti melko vapaalla tyylillä, joten vähänkin laajemmassa liiketoiminnassa siitä tulee helposti todella sekavaa. Kahdenkertainen kirjanpito ei ole syyttä johtava tapa kirjanpidon laatimiseen. Tällä tavoin laadittuna yrityksen talouden seuranta helpottuu, kun tuloslaskelma ja tase päivittyvät automaattisesti kirjanpitoa laatiessa. Tämä on mahdollista sen vuoksi, koska kahdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan sekä rahan lähdettä että sen käyttöä.
Esimerkkinä puhelimen osto yrityksen työntekijän käyttöön: puhelin ostetaan laskulla velaksi, jolloin kahdenkertaisessa kirjanpidossa ostovelat kasvavat (rahan lähde), samalla kun tuloslaskelmalla matkapuhelinkulut lisääntyvät (rahan käyttö). Yhdenkertaisessa kirjanpidossa merkittäisiin ainoastaan matkapuhelimen ostosta aiheutunut kulu, mutta ostovelkojen saldosta ei kirjanpidossa olisi tietoa.
Ostovelkojen lisäksi sama ongelma tulee esille, kun yritys myy jotain asiakkaalleen. Varsinkin yritysten välisessä kaupassa tuotteita ja palveluita myydään usein laskulla, jolloin myyvälle yritykselle muodostuu kaupan yhteydessä myyntisaamisia. Yhdenkertaista kirjanpitoa noudattaessa myyntisaamiset eivät kirjaudu automaattisesti, vaan näitä pitää seurata erikseen.
Näiden tilanteiden vuoksi asiasta on mainittu kirjanpitolaissa erillisellä merkinnällä: ”Liiketapahtumista tulee tehdä merkinnät siten, että kirjanpitovelvollinen voi jatkuvasti selvittää ostovelkojen ja myyntisaamisten määrän ja kirjanpidosta voidaan saada tarvittavat tiedot verovelvollisuuden täyttämiseksi.” Yhdenkertaista kirjanpitoa noudattavan pitää näin ollen seurata ostovelkojen ja myyntisaamisten määrää erillisessä kirjanpidossa. Esimerkkien liiketapahtumat ovat hyvin yleisiä, joten kirjanpidon pitäminen menee helposti sekavaksi, jos kirjanpitoa ei laadita kahdenkertaisena.
Johtavat kirjanpito-ohjelmistot käyttävät kahdenkertaista kirjanpitoa kirjaamisperusteenaan, joten tästäkin syystä kirjanpito on hyvä laatia kahdenkertaisena. Sähköinen kirjanpito-ohjelmisto helpottaa yrittäjän elämää merkittävästi, kun yhden ohjelmiston kautta voi pitää kirjanpitoa, laskuttaa asiakkaitaan ja seurata myyntisaamisten ja ostovelkojen tilannetta. Lisäksi arvonlisäveroilmoituksen ja tilinpäätöksen laatiminen helpottuu huomattavasti.
Kirjanpitovelvollisuus yritystoiminnan alkaessa
Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun yrittäjä on tosiasiallisesti ryhtynyt harjoittamaan liiketoimintaa yrityksen nimiin. Yritystoiminnan alkuvaiheessa yrittäjä voi siis aloittaa erilaisten palveluiden ja tarvikkeiden hankinnan, vaikka yritys ei olisi vielä virallisesti rekisteröity. Kyseiset liiketapahtumat merkitään normaalisti kirjanpitoon niiden hankintapäivän mukaisesti.
Liiketoiminnan alkaessa alkaa myös yrityksen ensimmäinen tilikausi. Tilikausi tarkoittaa aikaväliä, jolta kertyneestä kirjanpidosta laaditaan yrityksen tilinpäätös. Tilikausi on normaalisti 12 kuukautta, mutta toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa se voi kuitenkin olla tätä lyhyempi tai pitempi (enintään kuitenkin 18 kuukautta). Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävien tilikauden on oltava aina kalenterivuosi, mutta kahdenkertaista kirjanpitoa pitävien tilikaudelle ei ole mitään rajoituksia – sen kesto voi olla siis esimerkiksi elokuun ensimmäisestä päivästä seuraavan vuoden heinäkuun viimeiseen päivään.
Yritystä perustaessa tilikausi on usein poikkeava – varsinkin, jos tilikautena halutaan noudattaa kalenterivuotta (tämä on myös suositeltava tapa, sillä näin tilinpäätöksen ja veroilmoitusten laatiminen on hieman selkeämpää, sillä verovuodet määrittyvät aina kalenterivuoden mukaan). Esimerkiksi heinäkuussa yrityksensä perustava voisi ulottaa ensimmäisen tilikautensa seuraavan vuoden loppuun asti. Keväällä yrityksensä perustava taasen joutuisi päättämään ensimmäisen tilikautensa jo saman vuoden viimeiseen päivään, jos tilikautena halutaan noudattaa kalenterivuotta, sillä tilikauden maksimipituus sai poikkeustilanteissa olla enintään 18 kuukautta.
Liiketapahtumien kirjaaminen
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisen on merkittävä kirjanpitoonsa liiketapahtumina menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Yleisin ja suositeltavin (ja oikeushenkilöille myös pakollinen) kirjaamisperuste on suoriteperusteinen, jonka mukaan menon kirjaamisperusteena on tuotannontekijän vastaanottaminen ja tulon kirjaamisperusteena suoritteen luovuttaminen. Meno kirjataan näin ollen vasta silloin, kun ostettu tuote tai palvelu on yrityksen hallussa, ja tulo vasta silloin, kun myyty tuote tai palvelu on luovutettu asiakkaalle. Laskun lähettäminen ei siis synnytä menoa tai tuloa, vaan vasta laskun perusteena olevan tuotteen tai palvelun vastaanottaminen tai luovuttaminen.
Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava välittömästi kyseisenä päivänä, mutta muut kirjaukset voidaan tehdä kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella. Sopiva aikaväli riippuu usein verokauden pituudesta: mikäli arvonlisäverokauden pituus on 1 kuukausi, on kirjanpito laadittava kuukausittain. 3 kuukauden arvonlisäverokautta noudattavat voivat puolestaan laatia kirjanpidon halutessaan vain 4 kertaa vuodessa.
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitovelvollisuuden täyttäminen vaatii näin ollen tositteen tallentamista jokaisesta osto- ja myyntitapahtumasta. Passeli Meritissä tositteet on helppo liittää kirjausten yhteyteen, jolloin ne jäävät pilvitallennustilaan säilöön.
Liiketapahtumat merkitään asian mukaan erilaisille kirjanpitotileille. Kirjanpitotilejä on kymmeniä erilaisia. Esimerkkeinä näistä mm. seuraavat:
- Pankkitili
- Ostovelat
- Myyntisaamiset
- Myynti
- Aineet, tarvikkeet ja tavarat
- Alihankinta
- Palkat
- Toimitilavuokrat
- ATK-laite- ja ohjelmakulut
Kirjanpitotilien sisältö on pidettävä samana ja niiden sisältö on selitettävä tililuettelon avulla. Passeli Meritissä tililuettelo on luonnollisesti valmiina järjestelmässä, joten kirjanpitoa tehdessä tehtäväksi muodostuu vain oikean tilin valinta.
Kirjanpitoaineiston säilytys
Kirjanpitoaineiston säilytys on olennainen osa kirjanpitovelvollisuuden täyttämistä. Kirjanpitoaineiston häviämistä ei voi selittää hajonneella tietokoneella, joten velvollisuuteen on syytä suhtautua asianmukaisella vakavuudella. Kirjanpitolaissa säilytysajoista sanotaan seuraavaa: ”Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.”
Kirjanpitoaineiston kirjausketjun on oltava aukoton. Tämä tarkoittaa sitä, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Lisäksi kirjauksia on voitava tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Passeli Meritissä kirjausketju toteutuu automaattisesti oikein, jos kirjanpidon keskittää vain tähän yhteen järjestelmään. Järjestelmä linkittää kaikki kirjaukset automaattisesti pää- ja päiväkirjaan, jolloin liiketapahtumia voidaan tutkia aukottomasti niin aika- kuin asiajärjestyksessä.
Tilinpäätöksen laatiminen
Kaikkien oikeushenkilöiden on laadittava tilikauden päätteeksi tilinpäätös, joka sisältää seuraavat osiot:
- tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen;
- tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman;
- taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman liitteenä olevat tiedot (liitetiedot).
Suurempien yritysten on lisäksi laadittava rahoituslaskelma ja toimintakertomus, mutta tämä edellyttää todella suurta liiketoimintaa.
Toiminimiyrittäjät eivät ole velvoitettuja tilinpäätöksen laatimiseen, mikäli sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella ylittyy enintään yksi seuraavista kolmesta raja-arvosta:
- taseen loppusumma 350 000 euroa;
- liikevaihto 700 000 euroa;
- tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.
Tilinpäätöstasoiset tiedot vaaditaan kuitenkin veroilmoitusta varten, joten tilinpäätös on usein hyvä laatia omaan käyttöön, vaikka laki ei sitä vaatisikaan. Tilinpäätöksen laatiminen on välttämätöntä myös esimerkiksi rahoituksen hakemiseen.
Osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on lähetettävä jäljennös tilinpäätöksestä patentti- ja rekisterihallitukselle. Tilinpäätökset ovat julkisia asiakirjoja, joten tiedot ovat kaikkien halukkaiden katsottavissa. Avoimia yhtiöitä, kommandiittiyhtiöitä ja yksityisiä elinkeinonharjoittajia tämä ei koske (joitain poikkeuksia lukuunottamatta).
Lopuksi
Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä, yhdistyksiä ja säätiöitä. Kirjanpitovelvollisuuden täyttääkseen yrityksen on huolehdittava kaikkien liiketapahtumien oikeanlaisesta kirjaamisesta sekä tilinpäätöksen laatimisesta tilikauden päätteeksi. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä mahdollista myöhempää tarkastelua varten.
Passeli Merit sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet, joilla tämän velvollisuuden täyttäminen onnistuu moitteettomasti. Ohjelmistossa hyödynnetään erilaisia automaattitoimintoja, joiden ansiosta moni lakisääteinen velvollisuus täyttyy itsestään, kun ohjelmistoon kirjaa uusia osto- tai myyntilaskuja.