.svg){kind=logo}
Verkosta löytyy useita ilmaisia laskutuspohjia ja laskutusohjelmia, joita yrittäjä voi halutessaan käyttää. Mutta onko ilmainen todella aina parempi vai voiko siitä olla enemmän haittaa kuin hyötyä? Tässä artikkelissa tarkastelemme ilmaisten laskutusohjelmien ja -pohjien ominaisuuksia ja miten ne vaikuttavat liiketoimintaan. Aluksi on hyvä tehdä ero laskutusohjelman ja laskupohjan välillä, sillä nämä menevät helposti sekaisin.
Laskupohja on nimensä mukaisesti tyhjä pohja, joka täytetään verkossa ja josta ei löydy sen kummempia ominaisuuksia tai automatiikkaa. Laskuhistoria ei jää talteen, jolloin yrittäjän pitää itse tallentaa lähetetyt laskut ja arkistoida ne.
Laskuun pitää yrittäjän kirjoittaa itse kaikki tiedot, kuten viitenumero ja viivästyskoron määrä. Lopuksi yrittäjä tulostaa täyttämänsä laskupohjan ja lähettää sen postitse asiakkaalle. On hyvä huomata, että postimerkit maksavat, joten aivan ilmaista tämäkään ei ole – puhumattakaan yrittäjän omasta ajasta, joka kuluu postittamisessa.
Ilmaiset laskutusohjelmat puolestaan perustuvat joko transaktiomaksuihin, eli yleensä laskun luominen tai sen lähettäminen maksaa, vaikka varsinaista kuukausimaksua ei olekaan.
On myös olemassa ohjelmia, joissa on rajoitettu määrä ilmaisia laskuja per kuukausi tai niissä on rajoitettu asiakasmäärä. Tämän jälkeen ohjelma muuttuu maksulliseksi.
Toisin sanoen: ei ole laskutusohjelmaa, joka olisi aidosti ilmainen ilman rajoituksia. Tämä johtuu siitä, että sekä ohjelman ylläpitäminen että kehittäminen aiheuttaa aina kustannuksia.
Mikäli olet päätymässä laskutusohjelmaan, jota mainostetaan ilmaisena, ota ensin huomioon nämä seikat:
1. Rajoittuneet ominaisuudet
Ilmaisissa laskutusohjelmissa on yleensä vähemmän ominaisuuksia kuin maksullisissa ohjelmissa. Tämä saattaa aiheuttaa hankaluuksia arkeen ja rajoittaa liiketoiminnan kasvua. Ilmainen ohjelma voi rajoittaa laskutustapojen valintaa tai asiakaskorttien tallennusmäärää.
Et välttämättä saa muitakaan hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten automaattista maksumuistutusta tai mahdollisuutta seurata laskun tilaa. Kaikki käsin tehtävä ylimääräinen työ vie aikaa ja on pois varsinaisesta yritystoiminnasta. On myös hyvä huomata, että julkisen sektorin tai muiden yritysten kanssa kauppaa tekevien yritysten on lain mukaan lähetettävä laskunsa verkkolaskuna, jos asiakas niin vaatii. Asiakkaalla on jopa oikeus kieltäytyä laskun maksamisesta, jos laskua ei pyynnöstä huolimatta lähetetä verkkolaskuna. Yrityksen on myös otettava vastaan verkkolaskuja.
Pdf-tiedosto tai sähköpostitse lähetetty lasku ei ole verkkolasku, sillä niiden avulla ei voida välittää kaikkia tarvittavia tietoja. Verkkolaskulaki ei koske alle 10 000 euron liikevaihtoa tekeviä yrityksiä eikä yrityksiä, jotka harjoittavat ainoastaan B2C-kaupankäyntiä. Passeli Meritillä luo verkkolaskut ja paljon muuta.
ℹ️ Katso koko kattava ominaisuuslista täältä: Passeli Meritin hinnasto
2. Rajallinen tuki
Ilmaiset laskutusohjelmat eivät yleensä tarjoa laajaa teknistä tukea, mistä saattaa koitua harmaita hiuksia, mikäli yrittäjä kohtaa teknisiä haasteita tai haluaa opastusta ohjelman käytössä. Varsinkin pienille yrityksille teknisten ongelmien ratkaiseminen voi olla haastavaa, jos omaa IT-tukea ei ole tarjolla. Toimimaton laskutusohjelma johtaa laskutusprosessien sakkaamiseen näin myös yrityksen maine kärsii.
ℹ️ Passeli Meritin asiakkaana käytössäsi on aina ilmainen asiakastukemme chatin, puhelimen ja sähköpostin kautta. Autamme sinua myös ilmaisen koekäyttösi aikana.
3. Rajoitettu käyttäjä- tai laskutusmäärä
Ilmaiset laskutusohjelmat rajoittavat myös käyttäjien määrää, joten jos yrityksessä on useita henkilöitä, jotka tarvitsevat pääsyn laskutusohjelmaan, on yrittäjän harkittava maksullista vaihtoehtoa. Käyttäjämäärän rajoitukset muodostuvat ongelmaksi siinä vaiheessa, kun yritys kasvaa ja tarvitaan enemmän käyttäjiä tai kirjanpitäjä haluaa käyttöoikeuden laskutusohjelmaan.
ℹ️ Passeli Meritin Standard-versio on tarkoitettu useimpien pienyritysten tarpeisiin, ja se sopii mainiosti yhdelle käyttäjälle. Liiketoiminnan kasvaessa saat Passeli Meritin Pro-versioon lisättyä käyttäjiä niin monta kuin on tarvis, eikä ylärajaa ole.
4. Rajoitukset raportoinnissa
Ilmaisissa laskutusohjelmissa on usein rajoituksia raportointiominaisuuksissa, joka vaikeuttaa yrityksen taloudellisen tilanteen seuraamista. Ilmainen ohjelma voi esimerkiksi tarjota vain perustason raportit, jolloin yritys ei saa tarvittavaa tietoa päätöksentekoon ja liiketoiminnan kehityksen seurantaan. Kun yrittäjä ei saa tarvittavia tietoja laskutusohjelmasta, joudutaan tiedot keräämään manuaalisesti, mikä on hidasta ja samalla virheiden mahdollisuus kasvaa.
ℹ️ Passeli Meritissä on muun muassa myyntiraportit ja raportit saapuneista maksuista, dimensioraportit, ostoraportit ja ostovelkaraportit sekä paljon muuta!
5. Heikko skaalautuvuus
Skaalautuvuus tarkoittaa sitä, että järjestelmä kykenee kasvamaan ja mukautumaan yrityksen kasvun mukana. Ilmaisia laskutusohjelmia ei yleensä ole suunniteltu skaalautumaan pitkälle tulevaisuuteen, sillä ne on suunniteltu tarjoamaan vain perusominaisuuksia. Jos laskutusohjelmalla on heikko skaalautuvuus, sen suorituskyky heikkenee nopeasti, kun käyttäjä- tai laskutusmäärät kasvavat. Tämä rajoittaa yrityksen kasvumahdollisuuksia, sillä heikko skaalautuvuus voi johtaa hitaisiin ja epäluotettaviin laskutusprosesseihin, mikä taas vaikuttaa negatiivisesti yrityksen maineeseen.
Heikko skaalautuvuus johtaa siihen, että nopeasti kasvava yritys ei esimerkiksi pysty käsittelemään kunnolla asiakastietojaan, mikäli ilmaisessa laskutusohjelmassa on rajoituksia asiakasprofiilien tallennusmäärässä.
Toinen skaalautuvuuteen liittyvä ongelma ovat ohjelman rajoitukset integrointimahdollisuuksissa. Ilmaiset laskutusohjelmat eivät usein tue integraatioita muiden ohjelmien kanssa. Tämä johtaa jälleen lisätyöhön, mikä vie aikaa.
