Choose language
narvi-2

Narvi Oy

Matka- ja kululaskuohjelma helpottaa työtä ja säästää aikaa

Helppokäyttöisen ohjelmiston avulla Narvi Oy:n matka- ja kululaskukirjaukset onnistuvat missä vain.

Narvi Oy on saunatuotteita ja tulisijakomponentteja valmistava kotimainen yritys.

Narvi Oy:n tehtaat sijaitsevat Rauman Lapissa, SatakunnassaTunnetuimpia tuotteita ovat kiukaat. Yrityksen tuotemerkkejä ovat Narvi, Aito ja Kota.

Tarve:

Valmis ohjelma, joka laskisi päivärahat ja kilometrit luotettavasti automaation avulla

Hyödyt:

  • Kuittien kuvaaminen kännykällä 
  • Tietojen kirjaus ohjelmistoon ajasta ja paikasta riippumatta
  • Matkalaskujen tekeminen ohjelmistolla on nopeaa ja selkeää
  • Kaikki matka- ja kululaskut ovat tallessa samassa paikassa
  • Sähköisyys säästää aikaa
  • Ohjelmisto lähettää muistutusviestejä hyväksyjille, jolloin hyväksyntä ei pääse unohtumaan

Ennen kuin aloitin työt Narvilla, taloushallintoamme hoiti ulkopuolinen tilitoimisto, kertoo Riitta-Stiina Salovaara, Narvin talouspäällikkö.

– Tilitoimisto käytti Visma.net Expenseä, jolla hoidettiin matka- ja kululaskut sekä taloushallinto-ohjelma Visma Fivaldia, jolla hoidettiin yrityksemme kirjanpito sekä palkanlaskenta.

Vuoden 2018 alussa Narvi siirsi Visma.net Expensen ja Visma Fivaldin tietokannat itselleen, koska kirjanpito haluttiin tehdä itse.

– Siirto sujui molempien ohjelmistojen osalta todella hyvin ja ripeästi ilman pidempiä käyttökatkoja. Emme huomanneet, että mitään tietoja olisi puuttunut siirron jäljiltä, toteaa Salovaara. 

Siirron myötä Narvilla on itsellään tietokannat, lisenssit ja pääkäyttäjäoikeudet ohjelmistoihin. Ulkopuoliselle tilitoimistolle on annettu pääsy ohjelmistoihin, sillä he hoitavat edelleen yrityksen palkanlaskennan.

" Visma.net Expense on selkeä, helppokäyttöinen ja itseohjautuva ohjelmisto. Ulkoasu on freesi ja selkeä, asiat on helppo löytää, eikä ole ylimääräisiä tietokenttiä vaan juuri ne mitä pitääkin "

Riitta-Stiina Salovaara

Narvi Oy

 

Visma.net Expense on helppokäyttöinen ohjelmisto

Narvilla Expenseä käyttävät toimitusjohtaja, osa hallinnon työntekijöistä, aluemyyntipäälliköt sekä viennin työntekijät. Käytössä heillä on myös mobiilisovellus, jolla kuitit voidaan kuvata kännykällä. Tämän jälkeen kuitit ovat helposti poimittavissa matkalaskun liitteeksi.

– Visma.net Expense on selkeä, helppokäyttöinen ja itseohjautuva ohjelmisto. Ulkoasu on freesi ja selkeä, asiat on helppo löytää, eikä ole ylimääräisiä tietokenttiä vaan juuri ne mitä pitääkin. Näin ollen käytössä ei voi mennä metsään, sanoo Salovaara.

– Uusien käyttäjien kanssa käymme perehdytyksen yhteydessä läpi ohjelmaa ja teemme mahdollisesti yhden laskun yhdessä, se on ollut riittävä perehdytys ohjelman käyttöön.

Osa Narvin työntekijöistä on paljon tien päällä, ja näin ollen etäisyys omaan esimieheen saattaa olla pitkä. Expensen myötä kulujen kirjaaminen ja hyväksyminen hoituvat mistäpäin maailmaa tahansa, kunhan käytössä on nettiyhteys.

Ulkomaan päivärahat automaattisesti oikein

– Mielestäni yksi selvä etu on se, ettei kotimaan ja ulkomaan päivärahoja tarvitse itse tarkastaa, vaan ohjelmisto antaa päivärahan oikean euromäärän ja laskee nämä matkustusajan perusteella automaattisesti oikein, kommentoi Salovaara.

– Ohjelmisto myös lähettää hyväksyjälle muistutusviestejä, joten hyväksyminen ei pääse unohtumaan.

Yrityksen luottokortilla maksetut kulut laitetaan myös Expenseen. Laskuun tehdään merkintä, josta käy ilmi, että kyseessä on yrityksen maksama kulu. Näin kaikkien kulujen kuitit löytyvät yhdestä paikasta, eikä pääkäyttäjältä kulu aikaa siihen, että hän joutuisi erikseen kyselemään kuittien perään.

Uusia, työtä helpottavia toiminnallisuuksia kokeillaan Narvilla rohkeasti.

– Juuri tällä viikolla olemme ottaneet käyttöön Nordean First Card -yrityskortteja. Eli kun työntekijä maksaa luottokortilla kulun, kirjautuu tieto tapahtumasta suoraan Expenseen. Tällöin työntekijä tietää kaikki kulunsa, joihin kuitti tulee liittää. Tämän pitäisi vähentää puuttuvien kuittien määrää, kertoo Salovaara.

Suosittelisitko Visma.net Expenseä muille yrityksille?

– Kyllä suosittelen. Osa työntekijöistämme on fyysisesti eri puolilla Suomea ja välillä ympäri maailmaakin. Nyt ohjelmistoa voi käyttää missä tahansa, kunhan on nettiyhteys. Ohjelmistoa on helppo käyttää ja sähköisyys säästää aikaa. Lisäksi mobiilisovelluksen kautta valokuvan ottaminen kuitista ja liittäminen matka- tai kululaskuun on tehty vaivattomaksi.