.svg){kind=logo}
Expense
Kaskipuu Oy
Taloushallinto ja matkalaskuohjelma toimii saumattomasti yhdessä
Expensen käyttöönotto Kaskipuulle hoitui yhden päivän aikana.
Kaskipuu Oy on puuseppä Eero Kasken vuonna 1978 perustama pohjoissuomalainen perheyritys
Sen perusta on laadukkaissa, käsintehdyissä ja kotimaisissa puuovissa. Vuosien saatossa Kaskipuu on kasvanut yli 200 ammattilaista työllistäväksi kansainväliseksi konserniksi. Tänä päivänä se valmistaa ovien lisäksi ikkunoita kahdella tehtaallaan Viitasaarella ja Ylikiimingissä.
Tarve:
Toiveena pitkäikäinen ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka sujuvoittaa matka- ja kululaskujen kirjaamista ja hyväksyntäketjua.a
Hyödyt:
- Moderni järjestelmä tarkoittaa pitkää käyttöikää
- Kustannussäästöjä nopeasta käyttöönotosta ja sujuvista prosesseista
- Luotettava järjestelmä on vahvuus liiketoiminnan kasvussa ja toimii kilpailuetuna
- Tietojen kirjaus suoraan järjestelmään mistä ja milloin tahansa
- Reaaliaikainen tieto yrityksen toiminnasta
Hyödyt
Paljon hyötyjä Expensestä
- Kirjanpito on Novassa ja itse hallittavissa, joten tietoa saadaan haettua aina omien tarpeiden mukaan
- Expense on vähentänyt taloushallinnossa merkittävästi manuaalisen työn määrää
- Nova ja Expense toimivat saumattomasti yhteen ja tieto liikkuu niiden välillä automaattisesti
- Käyttäjät ovat kokeneet Expensen helppokäyttöisenä. Lisäksi kuitit ja laskut pysyvät tallessa yhdessä paikassa.
- Kattava sovellustuki kun ohjelmistot ovat yhdeltä ja samalta toimittajalta
Kun Kaisa Suutari aloitti Kaskipuulla konsernin laskentapäällikkönä ja taloustiimin esimiehenä vuosi sitten, oli taloushallinnossa edessä monia muutoksia. Kirjanpito, joka oli ulkoistettu tilitoimistolle, haluttiin tuoda osaksi yhtiön omaa toimintaa.
Tästä syntyi tarve löytää ohjelmisto, jolla taloushallinto hoituisi sähköisesti aina kirjanpitoon asti. Samassa yhteydessä tuli ilmi myös tarve matka- ja kululaskuohjelmalle.
– Joissakin konsernimme yhtiöissä oli käytössä Visma Nova, jonka päätimme sitten laajentaa koko konsernin taloushallinnon käyttöön. Olemme pyörittäneet kirjanpitoamme Novassa vuoden 2019 alusta lähtien, Suutari kertoo.
– Matka- ja kululaskuohjelmaksi valikoitui Expense, koska meille oli tärkeää saada ohjelma, joka toimisi saumattomasti yhteen Novan kanssa.
Expensen käyttöönotto hoitui yhden päivän aikana
Novan käyttöönottoprojektiin kului puoli vuotta aikaa ja Suutarin mukaan projekti sujui konaisuudessaan hyvin. Varsinainen yllätys koettiin silti Expensen käyttöönotossa, joka hoitui kokonaisuudessaan vain yhden päivän aikana.
– Näin jälkikäteen kun mietin ohjelmistojen käyttöönottoa, niin Novassa oli paljon haltuunotettavaa, sillä se on todella laaja ohjelmisto. Sen sijaan Expensen kanssa kaikki sujui hämmästyttävän helposti. Olimme varautuneet siihen, että henkilöstön syöttäessä ensimmäiset laskut ohjelmaan, meillä alkavat puhelimet soida ja tulee iso suma laskuja selvitettäväksi. Näin ei kuitenkaan käynyt, mikä kertoo siitä, että käyttäjät ovat kokeneet ohjelman helpoksi käyttää, Suutari muistelee.
Jokainen ohjelma on kuitenkin erilainen, sen Suutarikin on pistänyt merkille.
– Laskujen tarkastuksen ketjuttaminen toimii Expensessä erilailla kuin aiemmin käyttämässäni ohjelmassa. Olen nimittäin aiemmin tottunut siihen, että jokaisessa laskussa voi erikseen valita tarkastajan. Expensessä sen sijaan tarkastajat asetetaan ohjelmaan valmiiksi. Jos lasku on joskus saatava tarkastukseen eri henkilölle, pitää muutos tehdä asetuksiin. Tämä on mielestäni hankalampi toimintatapa vaikka pärjäämmekin hyvin sen kanssa.
Tutustu asiakkaaseen
Kaskipuu Oy
" Lisäksi Expense on vähentänyt manuaalista työtä meillä taloushallinnossa merkittävästi, koska tietoa ei enää tarvitse kerätä sähköposteista "
Kaisa Suutari
Kaskipuu Oy
Kaikki laskut ja kuitit yhdessä paikassa
Visma Novaa Kaskipuu käyttää puhtaasti taloushallintoon; reskontran, palkanlaskennan ja kuukausikirjanpidon hallintaan. Expensessä hoituvat matka- ja kululaskut, joista tiedot siirtyvät automaattisesti Novaan kirjanpitoon ja maksuun.
– Nyt kun kirjanpito on siirretty meidän omaan hallintaan, saamme haettua tietoa aina omien tarpeidemme mukaisesti. Lisäksi Expense on vähentänyt manuaalista työtä meillä taloushallinnossa merkittävästi, koska tietoa ei enää tarvitse kerätä sähköposteista.
– Uskon, että käyttäjillekin on helpompaa kun kaikki heidän laskut ja kuitit ovat yhdessä paikassa, kertoo Suutari ja jatkaa; Käyttäjille myös Expensen mobiilisovellus on ollut erittäin mieluisa. Se mahdollistaa kuittien valokuvaamisen ja kuittien siirtämisen talteen puhelimella.
Hyötyä keskittämisestä
Kun ohjelmistot ovat yhdeltä ja samalta toimittajalta, on asiakaspalvelusta saatava tuki ollut Suutarin mukaan kattavaa.
– Olemme esimerkiksi olleet tukeen yhteydessä, kun jokin asia ei ole toiminut Expensessä. Ratkaisu onkin löytynyt Novan puolelta jostain tietystä asetuksesta. Jos ohjelmistot olisi hankittu eri toimittajilta, ei asiakaspalvelu olisi pystynyt yhdellä kertaa ratkomaan asiaa meille. Keskittämisestä on tässä mielessä ollut meille hyötyä.
Suosittelisitko Visma Novaa tai Expenseä?
- Kyllä, omien kokemusteni perusteella voin suositella. Ja on hyvä tietää, että Expensessä käyttöönotto on mahdollista saada hyvinkin nopeasti.